fbpx

A tudatos tervezés fontossága egy vállalkozásnál

Vállalkozni nagyszerű, hiszen nemcsak érdekes és színes a munkád, hanem pontosan azt csinálhatod, amit szeretsz. Ez egyrészt mérhetetlen szabadságot jelent számodra, másrészt viszont olyan kötelező feladatokat, amelyet Te magad kell, hogy elvégezz, vagy legalább a kiszervezés szintjéig foglalkozz vele.

A munkád során számtalan ötletedet kidolgozhatod, tesztelheted, ráadásul te magad döntöd el, hogy mennyi időt, energiát és pénzt szentelsz a projektjeidre. Szolgáltató vállalkozóként rendkívül nagy szabadságod van, ugyanis tananyagokkal, oktató videókkal, hanganyagokkal, stb bővítheted a termékportfóliód. Ez tökéletes lehetőséget biztosít arra, hogy felskálázd a vállalkozásod, ezáltal pedig stabil és passzív bevételre tegyél szert.

Azonban ahhoz, hogy az ötleteid eredményesen valósuljanak meg és ezáltal a vállalkozásod hosszútávon profitábilisan tudjon működni, a kötelező folyamatokat is teljesítened kell. Ezek lehetnek például az ügyfélkezelés, a levelezés, a számlázás. Sokan úgy végzik el ezeket a feladatokat, hogy a munka kellős közepén érkezik egy értesítés, amire rögtön válaszolnak. Ez a módszer azért nem szerencsés, mert így eltűnik a fókusz, és a munkavégzés időbeli rovására megy a cselekvés.

Ebben az esetben is fontos a tervezés

Számtalan téma kapcsán említettem már, hogy a stratégiai tervezés milyen fontos szerepet játszik a vállalkozásod felépítésében. Ezért nem meglepő az sem, hogy itt is fontos szerepe lesz. Mielőtt végtelen ötletelésbe és végeláthatatlan megvalósításba kezdesz, fontos átgondolni, hogy mindezt mindezt milyen stratégia mentén fogod megtenni. Ideális esetben fentről lefele kell haladni, az üzleti modelledhez, üzleti stratégiához érdemes igazítani a terveket, majd azoknak a részletezését, megvalósítási lépésit, feladatait, részfeladatit és természetesen a visszamérését. Ez a tudatosság fogja számodra biztosítani, hogy a tervezés sorrendisége biztosított legyen, kellő időt fordíts az adott lépésékre, ne szaladj előre és ne ugorj át egy-egy szakaszt. Tapasztalataim szerint a legnagyobb nehézséget az ötletek megvalósításba történő átforgatása jelenti. Annak érdekében, hogy mindez gördülékenyen menjen, továbbá minden irány passzoljon a stratégiához érdemes üzletfejlesztési, vállalkozásfejlesztés szakértő segítségét kérni. Ez biztosítja számodra, hogy az adott ötlet garantáltan passzolni fog majd az üzleti stratégiádhoz, megfelelő támogatást kapsz a sorrend és a hatékonyság felállításában, illetve tervezési lépések mellett a megvalósításban és a kivitelezésben is kaphatsz segítséget!

Tervezz az időddel is

Akár a napjaidat, akár a kötelező feladataidat vizsgálod, minden esetben találkozni fogsz rutinfeladatokkal. Ezeknek az elvégzése könnyen tervezhető, éppen azért, mert kiszámíthatók. Ezzel már egy lépéssel közelebb vagy a tudatos működés felállításához! Sok esetben előre gondolkodást igényel, mégis amint összeáll, sokkal összeszedettebben és koncentráltabban tudod elvégezni a feladataid – akár a rutin jellegűeket, akár a többit.

A heted, napod megtervezésekor nem szabad, hogy a fókuszt elveszítsd. Egyrészt, ha csapongsz az kevésbé hatékony, másrészt a határidők is kevésbé teljesíthetők, amiket egy-egy munka kapcsán bevállaltál. Több tanulmány szerint nem szabad reggelente e-maileket nézni, mert elviszi a fókuszt és az időt és az előre eltervezett feladatok felborulnak. Ha viszont kíváncsi típus vagy, vagy netán konkrét e-mail vársz, miért ne ütemezhetnéd be reggelre a feladatot? A napod tervezésekor egyébként is érdemes ráhagyással számolni, így nyugodtan belefér 1-2 olyan feladat, ami nem feltétlen akkorra volt betervezve. Így hát nyugodtan ütemezd be reggel, munka elé a rutintevékenységeket, viszont adj ennek egy idősávot, amennyit maximum foglalkozol vele. Ezzel a nap elején kipipálhatsz jó pár feladatot, ráadásul ébresztőnek is jobb, mint rögtön belevágni a nagyobb feladatokba.

Akár többször is nézhetsz e-mailt egy nap, de a lényeg, hogy korlátozd le az időtartamot és állítsd fel a fontossági sorrendet. Sokan képesek egy e-mailt akár fél órán át fogalmazni, mire elküldik, ennek is szabj egy limitet, hogy mi az az intervallum, amely során már érdemesebb egy megbeszélést beiktatni inkább! Ahhoz, hogy ezt pontosan ellenőrizni tudd, indíts el egy számlálót, ahol megméred, hogy mennyi időt töltesz e-mailezéssel, utólag pedig vizsgálhatod azt is, hogy tartalmilag ez mennyiben szolgálta az adott feladat előremenetelét.

Milyen folyamatokat tudsz beütemezni?

A tudatos tervezés fontossága akkor nyer majd értelmet, amikor elkezded használni a fenti módszereket. Sokat számít ugyanis, ha tudod mivel mennyi időt töltesz, illetve, ha meghatározod, hogy pontosan mikor foglalkozol egy adott feladatsorral. Ne aggódj, ha az elején nem működik a meghatározott idősáv, hiszen az a lényeg, hogy hosszútávon működjön. Ha gyakorlod, akkor pedig működni fog.

Remek hír, hogy sokféle papírmunkát vagy rutintevékenységet be lehet ütemezni bizonyos idősávokra. Ilyen például a számlázás, szerződésírás, utalások beérkezésének ellenőrzése, ügyfélkezelés, ügyfélszerzés, de akár a feladatok összeszervezése, vagy éppen az ütemterv elkészítése. Ha pedig éppen fejleszted a vállalkozásod, akkor az ötletelés és a kutatás is kaphat egy idősávot.

Ütemezéskor ügyelj arra, hogy milyen típus vagy, hiszen a feladatok elvégzéséhez ez kritikus tényező. Ha inkább könnyebb feladatokkal indítanád a napot, akkor a számlázás és az utalások beérkezése remek feladat kezdésnek. Ha viszont túl lennél a nehezén, akkor kezdd az ügyfélkezeléssel és a problémamegoldással.

Záró gondolatok

Tervezést két megközelítésből szerettem volna bemutatni, az egyik ilyen a stratégiai, a másik pedig a napod tervezése. Természetesen mind a kettő más és más szempontból fontos, más és más lépéseket igényel. Összességében elmondhatjuk, hogy a vállalkozásod stabilitását kizárólag tudatos tervezéssel fogod tudni biztosítani, ugyanis az ad hoc lépések nem vezetnek fejlődéshez.

Végezetül tehát legyen egy terved arra, hogy a rutinfeladatokat és a kötelező papírmunkát mikor, mennyi idő alatt akarod elvégezni. Igyekezz betartani ezeket az időket, hogy ezáltal hatékonyabban működhessenek a folyamataid. A stratégiai fejlesztések tekintetében érdemes nagyobb volumenű tervezési lépéseket beiktatni, kiemelten fontos, hogy a megvalósítási lépések 100%-osan passzoljanak az üzleti stratégiádhoz. Ennek megvalósulása érdekében érdemes akár szakértőt is felkérned.

Ha hasznosnak találtad a cikket, hagyj itt egy Like-ot és ne felejtsd el az ismerőseiddel is megosztani. :)

A Marketing Bumm Üzleti Blogját olvasod éppen. A blogot azért hoztam létre, hogy olyan hasznos üzleti tartalmakat osszak meg veletek, amelyek vállalkozók és leendő vállalkozók számára is egyaránt érdekesek lehetnek. A cél az, hogy olyan témákról írjak, olyan kérdéseket válaszoljak meg, amelyek napjainkban aktuálisak a leendő-, egyéni-, mikró- és kisvállalkozások számára.

Ha van olyan téma, amiről szívesen olvasnál, akkor ne tartsd magadban!

Ha hírlevélben szeretnél értesülni a legfrissebb blogcikkekről, VAGY érdekel az ingyenes konzultáció lehetősége, akkor javaslom ne habozz!

Hoppá!

INGYENES anyagok, amelyek  segítségével garantált lesz a vállalkozásod fejlődése!