fbpx

A kapacitástervezés valódi fontossága

Tisztában vagy azzal, hogy mekkora kapacitásod van? Ha nem, akkor itt az ideje kézbe venni vállalkozásod kapacitástervezését. Ezzel nemcsak a határidőket fogod tudni tartani, de sokkal kiszámíthatóbbak és nyugodtabbak lesznek a napjaid is, a rendszerességnek köszönhetően pedig tudatosan tudod tervezni a bevételeidet is. Ne hagyd, hogy tornyosuljanak fölötted a tennivalók, és ne engedd, hogy üresjáratod legyen!

Mit is jelent pontosan a kapacitás tervezés?

Azzal, hogy tisztában vagy a kapacitásoddal, pontosan tudni fogod, hogy mennyi munkát tudsz elvállalni. Természetesen ezt egy hosszabb időszak megfigyeléseire kell alapoznod, ugyanis így tudod a valós teljesítményedhez viszonyítani saját magadat.

Ebben az időszakban érdemes a belső folyamataidból kiindulni, és megfigyelni, hogy az egyes munkafolyamatok mennyi időt vesznek igénybe nálad. Érdemes ezeket kategorizálni aszerint is, hogy melyek azok, amelyek mindig kalkulálható idővel bírnak, és melyek azok, amelyek esetén különböző változókat is figyelembe kell venni.

Ezt természetesen elsősorban az határozza meg, hogy mi is a szolgáltatásod, azon belül mennyire „sablonizálható” megoldásokkal dolgozol, mik azok a tevékenységek, amelyek egyedi elbírálásokat, munkafolyamatokat igényelnek….stb. Ezeket praktikusan a saját bizniszedre levetítve tudod felmérni.

Amennyiben ezekről pontos képed van, már egy lépéssel közelebb vagy ahhoz, hogy „betáblázd” a napjaid. Ebben nagy segítséget fog jelenteni az is, hogy a folyamataidat tudatosan meg tudd tervezni. Mindez átláthatóvá és kiszámíthatóvá teszi a napjaid, továbbá hozzásegít ahhoz, hogy a kapacitásod is kiszámíthatóvá váljon. Ezek fognak összességében hozzásegíteni ahhoz, hogy a munkafolyamatok során meghatározott normaidő egy kapacitás maximumot mutasson meg számodra. Ez a kapacitás maximum fog a későbbiekben végig kísérni abban, hogy koordinálni tudd a saját munkaidőd, annyi munkát vállalj be, amelyet biztonsággal el is tudsz látni.

Hogyan tervezd meg a kapacitásod?

A legtöbb jól működő vállalkozásban nem kérdés, hogy a feladatokat projektmenedzsment szoftverben kezelik – legyen ez egy személy, vagy akár egy egész csapat. A Trello, Clickup és társai jelentősen megkönnyítik a szervezést és könnyen átláthatóvá teszik a feladatokat akár partner, akár határidő szerint.

Nézzük meg közelebbről. A tábládon létrehozhatsz listákat, amik kártyákat tartalmaznak. A tábla legyen a te vállalkozásod, a listák pedig jelöljenek ügyfeleket. Minden ügyfél listáján legyenek kártyák, amik az elvégzendő feladatokat jelölik. A kártyákon megadhatsz címeket, pipálható checklist-eket, határidőket, leírásokat. Így könnyen átláthatod akármelyik ügyfél számára elvégzendő feladatokat, hiszen azonnal látszik a határidő, a kész feladatjelölés és a több kártya által az is, hogy hol tartasz éppen. Ami még nagyon hasznos funkciónak bizonyul, hogy feladatfelelősöket is tudsz hozzárendelni a feladatokhoz, amely igencsak hasznos az ügyfelekkel alkalmazott „távmunka” esetén. Ezen felül dokumentumot is tudsz megosztani, amely jelentősen megkönnyíti az információ áramlást is.

Ha szeretnél hatékony lenni és pontosan tudni, hogy mire mennyi idő megy el, akkor érdemes kiegészíteni a tervezési palettádat egy időmérő eszközzel is. Sokszor érezheted úgy, hogy egész nap dolgoztál, de szinte semmivel sem haladtál. Egy Toggl, vagy egy Clockify használatával viszont könnyen képbe kerülhetsz, hogy milyen feladatrésszel mennyit foglalkoztál. De akár arra is választ kaphatsz, hogy melyik ügyfél számára mennyi időt dolgoztál, illetve melyik projektre mennyi idő jutott. A számlálóhoz megadhatod az ügyfelet, a projektet és azon belül is elnevezheted valahogy a feladatot is.

Ha úgy érzed, hogy a fentiek nem adnak elég információt, akkor elkészítheted a saját erőforrás-diagramodat is. A diagramhoz viszont fontos tudni, hogy mivel mennyi időt foglalkozol, hiszen a kimutatás az adott napi, heti, havi vagy projektre vetített kapacitásodat határozza meg. Elkészítéséhez fogj egy kockás lapot, legyen egy kocka egy egység (egy óra, vagy fél óra). Szedd össze a feladataidat és építsd fel a kockáidat a feladatok elkészítési idejének megfelelően. A grafikus kép szépen megmutatja majd, hogy mikor mennyi kapacitásra lesz szükséged és mit hová tudsz áthelyezni a kiegyenlítettség érdekében!

A fenti három módszer remek segítség lehet vállalkozásod kapacitástervezésében, hiszen nemcsak a szervezettséget, hanem a hatékonyságot is szem előtt tarthatod.

Miért fontosak a jól bevált folyamatok?

#1 A túl sok feladat elvállalása nem célravezető, ha nem tudod a határidőidet nyomon követni. Ezzel túlterheled magad, ami elégedetlen ügyfelekhez, összecsapott munkához, hírnévromláshoz, kiégéshez vezethet.

#2 Egy megtervezett folyamat egyenletességet, kiegyensúlyozottságot ad a vállalkozásodnak. Ezzel elkerülheted a túlterhelést és az üresjáratokat, valamint tudni fogod azt is, hogy mikor kell hirdetned a szolgáltatásaidat.

#3 Kapacitástervezés során fontos úgy alakítani a folyamatokat, hogy ne legyél mindig teljesen tele. Bármikor bejöhet egy halaszthatatlan probléma: a gyermeked rosszul lett és el kell menni érte, defektet kapott kocsid vagy éppen a könyvelőd szólt, hogy elfelejtettél bevinni egy fontos papírt és holnap határidő. A másik oldalon pedig nem késhetsz a feladatokkal a megbízóid felé.

Záró gondolatok

Jól látható, hogy a vállalkozások tudatos működtetéshez elég sok szempontot szem előtt kell tartani. Korábban szót ejtettünk arról, hogy az üzleti ötlet kidolgozásán túl mennyi feladat hárul egy vállalkozásra a működés során.

A kapacitás tervezésének kérdése is hasonló kihívások elé állít a jövőben. Ez a feladat hosszú távú tervezést, precizitást és nem kevés tudatosságot igényel, azonban mindez megtérül, ugyanis kiszámíthatóbb működést és jobban kalkulálható bevételeket eredményez.

Ha hasznosnak találtad a cikket, hagyj itt egy Like-ot és ne felejtsd el az ismerőseiddel is megosztani. :)

A Marketing Bumm Üzleti Blogját olvasod éppen. A blogot azért hoztam létre, hogy olyan hasznos üzleti tartalmakat osszak meg veletek, amelyek vállalkozók és leendő vállalkozók számára is egyaránt érdekesek lehetnek. A cél az, hogy olyan témákról írjak, olyan kérdéseket válaszoljak meg, amelyek napjainkban aktuálisak a leendő-, egyéni-, mikró- és kisvállalkozások számára.

Ha van olyan téma, amiről szívesen olvasnál, akkor ne tartsd magadban!

Ha hírlevélben szeretnél értesülni a legfrissebb blogcikkekről, VAGY érdekel az ingyenes konzultáció lehetősége, akkor javaslom ne habozz!

Hoppá!

INGYENES anyagok, amelyek  segítségével garantált lesz a vállalkozásod fejlődése!